E-mail commerciale in inglese
Non è raro al giorno d’oggi dover scrivere email in inglese per rapportarsi con istituzioni universitarie estere o amici che risiedono in un altro stato. In fondo non è troppo difficile avere un lessico inglese sufficiente a parlare di temi quotidiani. Se invece si scrive per conto di un’azienda per contattare fornitori o brand esteri il discorso cambia perché serve un linguaggio più tecnico e specifico.
Le mail formali scritte in inglese infatti, come succede anche in italiano, prevedono l’uso di formule precise per aprire e chiudere il messaggio, Ma oltre a sapere come rivolgersi al destinatario bisogna conoscere il business english per essere sicuri di esporre in modo chiaro e non generare equivoci. Di seguito vedremo i passi da seguire.
Come aprire una email in inglese in tono formale
Per sapere con che formula iniziare il discorso bisogna prima di tutto capire a chi ci si sta rivolgendo. Se si scrive a un ufficio senza avere un contatto preciso di riferimento bisogna usare un’espressione generica. Per esempio to the kind attention of… (alla cortese attenzione). seguita dal nome del dipartimento, oppure to whom it may concern… (a chi è di competenza).
Qualora invece si avesse già il contatto di un preciso impiegato o amministratore la questione è più semplice. Basta iniziare l’email in inglese con Dear Mr/Miss/Mrs seguiti dal cognome della persona. Il termine “Miss” comunque è meglio evitarlo se non si conosce lo stato coniugale della donna, quindi meglio optare per “Mrs” (come da noi si suole dire “signora” nel dubbio).
In alternativa a Mr/Mrs si possono anche utilizzare Sir /Madam se non conosciamo nome e cognome del destinatario ma sappiamo che si tratta di una persona precisa. Se si ha un indirizzo a cui rispondono più impiegati invece è meglio usare quelle genetiche viste all’inizio del paragrafo.
Le formule per iniziare il discorso
A questo punto bisogna pensare a come aprire l’email in inglese in modo da dare il giusto tono al testo.
Ci sono varie espressioni che è bene imparare a conoscere che possono dare un certo taglio al discorso già dalla prima frase. In questo modo si sarà chiari fin dall’inizio sul motivo che ha spinto a scrivere e si eviterà di creare equivoci.
In caso la mail abbia lo scopo di tramettere brutte notizie conviene partire con I regret to inform you… (mi rammarica informarla che…). Va bene ad esempio quando si rifiuta una candidatura o bisogna avvisare che un progetto non è stato approvato. Negli altri casi invece si può partire con I am witing to you to (vi scrivo per…) seguito dal motivo, per poi proseguire argomentando.
Nel caso si debba presentare un invito formale perciò la formula di apertura dell’email in inglese sarà I am writing to invite you… a cui far seguire i dettagli dell’evento. Per chi ha una richiesta da sottoporre invece l’apertura classica è I am writing to enquire about… oppure I am writing to kindly request….
Qualora invece la mail avesse il solo scopo di inviare dei documenti allora senza dilungarsi troppo si può scrivere Please find attached. Si tratta dell’equivalente del nostro Trova in allegato.
Che stile adottare nelle email in inglese
In caso sia abbia una bozza in italiano da trasformare in una email in inglese, la cosa migliore è spezzare i periodi in più frasi singole. Importante però è anche conoscere l’uso dei connettivi logico per legare fra di loro le frasi attraverso un filo conduttore. Aiutano anche a rendere la lettura più scorrevole se il testo alla fine risulta lungo.
Tra quelli da tenere a mente ci sono Then (allora), Like (come), While (mentre) e So (quindi). Quando si ha una serie di argomentazioni da addurre di solito la prima è preceduta da First of all (Prima di tutto), che è un elemento introduttivo, e l’ultima da Finally (infine). Se si deve fare un’aggiunta per chiarire una frase in quella successiva si utilizza In addition (Inoltre).
Per variare e non dover continuare a ripetere Then/In addition si possono utilizzare anche i connettivi Moreover o Furthermore, che hannp un signifciato analogo.
